SISTEMA JURÍDICO INSTITUCIONAL
López Henaine y Chávez
Asesoría Integral Jurídica y Contable
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y SEGURIDAD
Política de Videoconferencias
SJI-402
Versión 1.0 | Emisión: 10 de agosto de 2026
Control documental
| Clave | SJI-402 |
| Versión | 1.0 |
| Estado | Borrador para revisión jurídica final |
| Fecha de emisión | 10 de agosto de 2026 |
| Propietario del documento | Dirección del despacho |
| Periodicidad de revisión | Anual y ante cambios normativos, operativos o tecnológicos |
| Ámbito | Sitio web, atención presencial y remota, canales digitales y operación institucional |
| Clasificación | Uso institucional y publicación externa cuando corresponda |
| Punto de revisión antes de publicar Confirmar las cuentas empresariales, parámetros de seguridad de cada plataforma, responsable de anfitrión, procedimiento de identidad y criterios de grabación antes de prestar videoconsultas de forma regular. |
Índice
La estructura se presenta para facilitar la revisión y actualización. Los encabezados conservan estilos de Word para navegación.
- Control documental
- Índice
- Objeto
- Ámbito de aplicación
- Definiciones institucionales
- Principios rectores
- Marco jurídico y criterios aplicables
- Programación y confirmación
- Identidad, participantes y entorno
- Información y documentos
- Grabación y transcripción
- Seguridad y contingencias
- Límites de atención y plazos
- Conservación y protección de datos
- Vigencia y control de modificaciones
Objeto
Regular la atención por videoconferencia para preservar la confidencialidad, continuidad, calidad y trazabilidad de las comunicaciones remotas.
Ámbito de aplicación
Aplica a reuniones por Google Meet, Microsoft Teams, Zoom u otra plataforma autorizada, celebradas con prospectos, clientes, representantes, colaboradores o terceros relacionados con un asunto.
Definiciones institucionales
Videoconferencia: Reunión virtual de audio, video o pantalla compartida.
Anfitrión: Persona del despacho que crea o administra la reunión.
Grabación: Captura de audio, video, chat, pantalla o transcripción de una sesión.
Principios rectores
- Confidencialidad y acceso limitado.
- Identificación razonable de participantes.
- No grabación sin información previa y autorización cuando corresponda.
- Uso de plataformas y configuraciones apropiadas para la sensibilidad del asunto.
Marco jurídico y criterios aplicables
Este documento se interpreta de forma armónica con la normativa mexicana aplicable y con las obligaciones profesionales, contractuales y de protección de datos que correspondan a cada asunto. En caso de contradicción, prevalecerá la disposición imperativa aplicable.
- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en lo relativo al ejercicio de profesiones y acceso a la justicia.
- Legislación civil, mercantil, profesional y procesal aplicable según la naturaleza del asunto y la entidad federativa competente.
- Código de Comercio, cuando la prestación, aceptación o conservación de comunicaciones se realice mediante mensajes de datos.
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y la Política de Confidencialidad del Sistema Jurídico Institucional.
- Normativa fiscal, contable, administrativa o sectorial aplicable a cada encargo profesional.
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, especialmente deberes de seguridad y confidencialidad.
Programación y confirmación
Las videoconferencias se celebrarán preferentemente previa cita. La confirmación deberá indicar fecha, horario, plataforma, enlace, responsable, propósito general y, cuando sea necesario, indicaciones de preparación.
El despacho atiende de lunes a viernes de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 18:00 horas, preferentemente con cita previa. Podrán acordarse horarios distintos según disponibilidad y naturaleza del asunto.
Identidad, participantes y entorno
La persona anfitriona verificará razonablemente la identidad de participantes, especialmente cuando se traten datos personales, información patrimonial, estrategias procesales o documentación confidencial. No deberán incorporarse asistentes no identificados sin conocimiento de las partes.
Las personas participantes procurarán conectarse desde un lugar privado, usar audífonos cuando sea apropiado, evitar redes públicas no seguras y comunicar de inmediato si existe la presencia de un tercero o si requieren ajustes de accesibilidad.
Información y documentos
Antes de una sesión, la persona cliente deberá evitar enviar información sensible innecesaria en mensajes abiertos. El despacho podrá habilitar un canal seguro para documentos. Compartir pantalla debe limitarse a lo necesario y cerrarse cualquier ventana, archivo, notificación o dato ajeno al propósito de la reunión.
Las instrucciones, acuerdos o entregables relevantes se confirmarán por correo o medio verificable posterior a la sesión. La videoconferencia por sí sola no equivale necesariamente a un contrato, poder, autorización formal o presentación ante autoridad.
Grabación y transcripción
No se grabarán ni transcribirán sesiones de forma ordinaria. Cuando resulte necesario, se informará antes de iniciar, se identificará la finalidad, almacenamiento, acceso, conservación y participantes, y se recabará la autorización que corresponda.
Las personas participantes no deberán grabar, capturar pantalla, transcribir o difundir la sesión sin consentimiento de las personas involucradas y sin considerar los deberes de confidencialidad, privacidad y secreto profesional.
Seguridad y contingencias
El anfitrión deberá utilizar enlaces no públicos cuando la sensibilidad lo amerite, activar sala de espera o contraseña, limitar permisos de pantalla, bloquear la sesión al inicio y retirar participantes no autorizados. Los enlaces no deberán compartirse en espacios públicos.
Ante una conexión insegura, presencia no autorizada, pérdida de privacidad o incidente tecnológico, la sesión podrá suspenderse y reanudarse por un canal seguro. Los incidentes significativos se reportarán a la Dirección del despacho.
Límites de atención y plazos
La orientación por videoconferencia no sustituye actos formales que requieran firma, cotejo de identidad, entrega física, protocolización o presentación ante autoridad. Los plazos legales, fiscales, laborales o administrativos solo se asumirán mediante aceptación expresa del encargo y confirmación escrita del responsable.
Conservación y protección de datos
Los registros de agenda, correos de invitación, listas de asistencia, notas y, en su caso, grabaciones se tratarán conforme al Aviso de Privacidad Integral y las políticas internas de conservación. Se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad y responsabilidades aplicables.
Vigencia y control de modificaciones
El presente documento entra en vigor en la fecha indicada en el control documental. Será revisado al menos anualmente y cada vez que exista modificación normativa, cambio de servicios, incorporación de tecnología, incidente relevante o necesidad identificada en la operación. Toda actualización deberá registrarse con versión, fecha, responsable y síntesis de cambios.